Hoe houd je de regie en waar laat je los?

Tijdens mijn laatste twee jaar als contractmanager werden alle contracten landelijk aanbesteed. Mega contracten, waarbij de partners gevraagd werd om oplossingen te bieden om alle informatie en communicatie zoveel mogelijk te digitaliseren. Iedere leverancier zijn eigen web-omgeving en app. Helaas voor de partners waren de digitale mogelijkheden niet oneindig daar beveiliging van het netwerk altijd prio één is. Dus werden er vooral web-omgevingen gebouwd. Als contractbeheerder mocht ik regelmatig meedenken over de inhoud. Verbaast was men dat ik, als contractmanager, alleen een mailtje wilde als er een actie van mijn verwacht werd en niet van alle activiteiten. "Daar heeft nog nooit iemand naar gevraagd". Dat moest dus nog gebouwd worden.... Was ik nou zo bijdehand of kon de rest de consequenties niet overzien? Want eerlijk is eerlijk, niemand zit te wachten op dagelijks 6 mailtjes in de inbox als er een controle is uitgevoerd door je leverancier Plaagdierenmanagement.

Je wilt informatie die nuttig is, waar je op kunt sturen of waarmee je aantoonbaar kan maken dat de dienst die geleverd wordt, goed wordt uitgevoerd. Ik kreeg bij ieder nieuw contract een nieuwe informatiestroom cadeau, een overload aan web-omgevingen, allen met eigen inlogcode en manier van werken. Bij sommige web-omgevingen had ik veel meer tijd nodig om de informatie te krijgen, dan voorheen het geval was. Enkele waren extreem omslachtig maar ik was er wel toe veroordeeld. Wij, de hele inkoop- en contractmanagement organisatie, hadden hier niet goed over nagedacht. De consequentie van vragen naar digitale oplossingen. We hadden de regie volledig bij de partners gelegd. Als je verondersteld wordt zo'n honderd contracten te beheren dan wordt efficiency en eigen regie toch wel een dingetje. Het zou efficiënter zijn geweest als de organisatie één digitaal contractbeheer systeem had gekozen en alle leveranciers hier hun informatie in hadden laten uploaden. Dan houd je als organisatie de eigen regie. Nu werden wij in mijn optiek te veel afhankelijk van de leverancier.

Of zo'n contractbeheersysteem bestaat weet ik niet. De organisatie was groot genoeg om hier regie in te nemen. De moraal van dit verhaal, denk na over wat je vraagt in een aanbesteding. Welke consequenties heeft dit voor de beheer organisatie, hoe praktisch is de oplossing die wordt geboden.