Een schoonmaakcontract is net als mijn weegschaal

Wie kent het niet, ’s morgens met een duffe kop even op de weegschaal staan en dan geconfronteerd worden met je gewicht: “nee hé, toch”. De conclusie is dan: deze week maar even iets minder eten en meer sporten. Maar ja, in de praktijk is dát net even anders.

Het beheren van een schoonmaakcontract is en blijft lastig voor veel contract- en facilitair managers. Het is een contract dat zelden geheel soepel loopt, waar iedere klant iets van vindt en waar continue aandacht voor nodig is. Met mijn gewicht is het niet anders, zo af en toe moet ik er even stevig aan werken.

Als het goed gaat met de schoonmaak, dan hoor je niets, hoef je er niets aan te doen. Maar als er klachten zijn dan lijkt dit altijd een sneeuwbal-effect tot gevolg te hebben, nog meer opmerkingen en klachten. Logisch, want gebouwgebruikers werken 8,5 uur per dag in deze omgeving. Dan zie je zaken als een paperclip die al weken op de grond ligt, of de koffievlek op het bureau. Ergens raakt dan de emmer vol en dan gaat het stromen.

Allereerst is het belangrijk de gebouwgebruikers te laten weten wat zij kunnen verwachten. Als een kantoorruimte maar eenmaal per week schoongemaakt wordt, dan is de koffievlek te verklaren. Herkenbaar is het dat de meeste facilitair managers aandacht en tijd te kort hebben en geen tijd aan dit soort opmerkingen willen besteden, omdat zij andere zaken te doen hebben. Zij hebben toch een leverancier ingehuurd om hen te ontzorgen. Het moet gewoon lopen, maar “het blijft maar terugkomen”. Een veel gehoorde opmerking: "Het is ook altijd hetzelfde verhaal met de schoonmaak!". Er worden prachtige offertes geschreven die door de operationele afdeling niet waargemaakt kunnen worden. Daar zie ik een metafoor met alle geweldige diëten die er zijn. Sonja Bakker, koolhydraat arm, Weight Watchers. Zodra je even afwijkt gaat het mis.

Maar toch…. het is absoluut mogelijk om een goed evenwicht te vinden. Dit vraagt wel tijdsinvestering en discipline die minimaal een jaar kost en waar beide partijen in moeten willen investeren. Een jaar waarin de prioriteiten en de servicegraad moet worden afgestemd, waarin medewerkers moeten worden verplaatst als er geen match is, waarin vertrouwen moet groeien in elkaar. Waarin soms hele serieuze gesprekken gevoerd moeten worden. Maar als de leverancier beseft dat hij een opdrachtgever heeft met de juiste kennis, dan ontstaat dat evenwicht vanzelf. Maar een schoonmaakcontract blijft een contract dat altijd aandacht vraagt, want soms zijn er dagen dat de weegschaal even uitslaat naar de verkeerde kant en dat je direct klaar wakker bent en denkt: “oké vandaag weer even de touwtjes stevig in handen nemen”.

Voor wie mij persoonlijk kent zal zeggen. “Hoezo jij op een weegschaal met jouw maatje. Jij hoeft toch niet aan de lijn”. Inderdaad heb ik goede genen en heb ik geen aanleg om dik te worden. Zo is het ook met het beheren van Soft Service contracten. Ik heb de goede genen, de aanleg en de ervaring. Ik vind het heerlijk om daar waar een contract niet goed loopt orde op zaken te stellen en de partijen weer aan tafel te krijgen. Om op basis van feiten en argumenten tot duidelijke afspraken te komen. Als de inspanningen die het kost leiden tot resultaat met respect voor elkaars rollen, dan ben ik in mijn element.